Billund Kommune har investeret i en ny portal, der bærer navnet ’Fritidsliv’ og erstatter det gamle bookingsystem EG On. Det skal være nemt og hurtigt at betjene det lokale foreningsliv i Billund Kommune. Derfor har kommunen investeret i Fritidsliv fra KMD Booking, som digitaliserer processen ved booking af kommunens fritidsfaciliteter, samler foreningerne i én portal og som på sigt understøtter ansøgninger af tilskuds- og puljemidler.
Billund Kommunes ambition med den nye portal Fritidsliv er at samle flest mulige funktioner i ét system med det formål at gøre det så nemt som muligt at være aktør i Billund Kommunes kultur- og fritidsliv.
- ”Det er blevet tydeligt for os, at det gamle system ikke har været integreret godt nok i foreningslivet og derfor er oplysningerne på foreningerne ikke vedligeholdt. Det har været en udfordring, når vi har skulle kommunikere om ændringer af retningslinjer mm. under Corona. Samtidig ønsker vi at foreningerne nemt kan finde og booke et lokale, søge tilskud og puljer og orientere sig om seneste nyt. De ønsker kan Fritidsliv opfylde – men vi har ikke det hele klar endnu. Hvis man skal spise en elefant, må det det gøres i små bidder. Derfor sker implementeringen af Fritidsliv løbende og brydes op mindre dele i løbet af 2021”, fortæller Rasmus Kaufmann, Områdechef for Kultur og Fritid.
Når Fritidsliv er fuldt implementeret i løbet af 2021-2022 vil foreninger og borgere:
- Kunne booke og afbooke faciliteter digitalt
- Se, hvilke aktiviteter der ellers finder sted i kommunen via faciliternes kalender.
- Lede efter en forening i foreningsregisteret, ud fra foreningernes aktiviteter og geografisk område.
- Søge tilskud og puljer digitalt samt se, hvor langt i behandlingen af ansøgningerne forvaltningen er.
- Uploade regnskab og erklæring om børneattest.
Løbende implementering og i mindre dele
Det har kun været få af de kommunale faciliteter og anlæg, der har været koblet op på den gamle løsning EG On. I Fritidsliv har Billund Kommune udvidet det til flere kommunale institutioner og pt. en enkel selvejende institution. Det er således: Billund Kommunes to kunstgræsbaner, mødelokalerne på aktivitetscentret Mødestedet, Billund Idrætscenter, Vorbasse Fritidscenter, Bakkehallen i Hejnsvig, nogle kommunale sale samt Viadukt Hallen i Filskov, som kan bookes via Fritidsliv i dag. Det vil dog på sigt også være muligt at booke i andre lignende institutioner via Fritidsliv, faciliteterne vil løbende blive inddraget i systemet.
Foreninger og brugere af disse faciliteter er derfor også nogle af de første, der er inviteret med ind i Fritidsliv. Har man ikke modtaget en henvendelse vedr. Fritidsliv, men er bruger af nogle af nævnte faciliteter kan man rette henvendelse til fritidsliv@billund.dk eller tlf. 79 72 76 00.
Implementering ved fælles hjælp
Kultur og Fritid har tidligere år været rundt i de lokale haller i Billund Kommune og fortælle om nye tiltag og muligheder. Med den nuværende situation med Corona er dette dog ikke en mulighed. Derfor bliver implementeringen trinvis og introduktion til foreningerne vil i første omgang ske til foreningsansvarlige og ved hjælp af vejledninger i håb om, at de vil introducere deres forening til systemet.
I Billund Kommune er det at løse en opgave ved fælles hjælp et mantra og i denne sammenhæng ikke mindst en forudsætning for at Fritidsliv bliver en succes. Forvaltningen håber derfor at foreninger og borgere vil tage godt imod systemet, og at man ved fælles hjælp vil lykkes med at få det implementeret henover 2021 trods benspændet fra Corona.
Nogle foreninger vil være oprettet i systemet på forhånd og flere vil løbende komme til i løbet af 2021. Alle foreninger, der oprettes af Billund Kommune, vil få besked om, at de er oprettet og blive bedt om at verificere deres oplysninger om foreningen. De foreninger, der ikke er oprettet centralt fra, kan selv registrere sig på Fritidsliv.
Håbet er, at alle foreninger i Billund Kommune med tiden er registreret på Fritidsliv, så kommunikation og samarbejdet foreningerne og kommunen imellem bliver bedst muligt – til alles fordel skriver Billund Kommune i en pressemeddelelse.
